Hoy en día es cada vez más importante el uso de internet para compartir documentación, trabajar en equipo desde diferentes situaciones geográficas o trabajar con versiones de programas que no necesitan estar instaladas en el ordenador, sino que se ejecutan en la red, como por ejemplo, Word Web App. En los últimos tiempos han aparecido muchas herramientas de gestión que se basan en el uso de internet. Microsoft ha creado SkyDrive para almacenar y compartir documentos.
Las ventajas del uso de internet para trabajar con documentos son numerosas:
- Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede editar desde distintos puntos.
- Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las actualizaciones que ha sufrido.
- Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive desde algunos terminales móviles.
- Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir pérdidas de información de forma local, la información se encuentra también en un servidor.
- Permite ejecutar programas desde la propia internet.
SkyDrive es una buena solución para compartir archivos entre diferentes dispositivos de distintos sistemas operativos. Por ejemplo, puedes tomar una foto con tu móvil Android y enviársela a un amigo que tiene un iPhone, luego puedes abrirla en el PC con Windows de tu casa y enviársela al ordenador MacBook de un familiar.
En este tema veremos diferentes formas de compartir información y aprovechar las nuevas tecnologías e internet para trabajar en red. Obviamente la mayoría de estas opciones no estarán disponibles si no tenemos conexión a internet.
SkyDrive/OneDrive
Desde que Internet se extendió de forma masiva empezaron a surgir un nuevo tipo de programas conocidos como programas bajo demanda o programas en la nube cuya principal característica es que no están instalados en el ordenador del usuario sino en un servidor de Internet, es decir en "la nube". Para usar este tipo de programas sólo necesitamos un navegador web y una conexión a Internet. 
Un ejemplo gratuito de este tipo de programas son Office Web App que permiten crear documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. El elemento central de estos ecosistemas informáticos es el correo, Outlook (Hotmail). Es imprescindible tener una cuenta de correo para tener acceso a todos estos servicios.
El complemento para este tipo de aplicaciones que residen en la nube es poder guardar los archivos también en la nube. De ahí han surgido servicios como SkyDrive de Microsoft (ha cambiado el nombre a OneDrive).
También existen servicios exclusivamente de almacenamiento en la nube que no llevan aparejados otros programas, como Dropbox, Spiderroak o ADrive. A estos servicios se les suele llamardiscos duros virtuales o discos duros en la nube.
¿Qué es SkyDrive?
SkyDrive es el sistema de almacenamiento de archivos en Internet de Microsoft. Desde un ordenador o desde un dispositivo móvil (teléfonos y tablets) se pueden subir archivos a la nube y luego bajarlos o consultarlos en un dispositivo distinto. Es decir, SkyDrive nos permite trabajar con el mismo archivo desde diferentes dispositivos y desde diferentes lugares, siempre que estemos conectados a la red. SkyDrive funciona en navegadores desde ordenadores Windows, Apple y Android.
SkyDrive también permite compartir los archivos con otros usuarios del servicio, para cada archivo podemos dar permiso a los usuarios que deseemos. Se puede dar permiso para que modifiquen el archivo o sólo para que lo lean.
Para usar SkyDrive hay que tener una cuenta de Microsoft (hotmail, outlook, windows live, ...). Sólo por eso Microsoft pone a disposición de sus usuarios un espacio de 7 GB (en Mayo de 2013) para usar con SkyDrive. Para los usuarios de Microsoft Office 365 este espacio se amplía a 25 GB.
¿Qué se puede subir a SkyDrive?
Como decíamos, SkyDrive está pensado fundamentalmente para usar con los programas de Office y por lo tanto se pueden subir archivos de Word (.docx) de Excel (.xlsx) PowerPoint (.pptx) y Bloc de notas, pero también se pueden subir fotografías, música y vídeos, así como archivos comprimidos zip y en general, cualquier tipo de archivo de los tipos más comunes.
¿Cómo usar/instalar SkyDrive?
Básicamente, hay dos formas de utilizar SkyDrive: SkyDrive como servicio sin instalar nada en el ordenador (que veremos a continuación ) o SkyDrive como aplicación de escritorio instalada en nuestro ordenador(que veremos más adelante). En ambos casos hay que darse de alta en una cuenta de Microsoft.
SkyDrive como servicio
Puedes usar SkyDrive como un servicio gratuito asociado a tu cuenta de correo de Microsoft sin necesidad de instalar nada en tu ordenador o dispositivo móvil.
Es decir, para usar SkyDrive como servicio sólo necesitas darte de alta en una cuenta de Microsoft.
Para acceder sólo necesitas ir a la web de outlook.com y dar tus datos de acceso, o crear una cuenta nueva si no la tenías ya.
Una vez dado de alta en una cuenta de Microsoft ya necesitarías hacer prácticamente nada más con SkyDrive, simplemente iniciar sesión en Word con ese usuario y a partir de ese momento ya podrías guardar tus documentos de Word en SkyDrive porque cada vez que vayas a guardar un documento te aparecerá una unidad SkyDrive como un dispositivo más.
Es decir, al hacer clic en el icono Guardar 
desde Word aparecerá una ventana similar a esta.
desde Word aparecerá una ventana similar a esta.
Y al hacer clic en SkyDrive de aulaClic podrás guardar tu documento en la nube como si se tratase de cualquier otra carpeta, pero con las ventajas adicionales de SkyDrive.
De todas formas, SkyDrive también tiene su propia interfaz para manejar los archivos.
Sincronización.
Por defecto, al abrir SkyDrive se sincronizan automáticamente los archivos, de esta forma, los archivos que subas desde un ordenador podrás verlos desde otro ordenador sin hacer nada más. Dependiendo de la velocidad de la conexión a Internet y del tamaño de los archivos la sincronización puede tardar desde unos segundos a bastantes minutos.
Incluso si estás dentro de SkyDrive y desde otro ordenador se borra un archivo, el archivo desaparecerá de tu pantalla de forma automática,
SkyDrive como aplicación de escritorio
Puedes instalar en tu ordenador, tablet o móvil la versión de escritorio de SkyDrive, de esta forma podrás ver SkyDrive como una unidad más desde el explorador de archivos. El programa SkyDrive se ejecutará en tu ordenador y no en la nube, aunque los archivos seguirán guardándose también en la nube.
Si no dispones de conexión a Internet podrás guardar un archivo en SkyDrive en tu ordenador, y cuando se restablezca la conexión, el archivo se subirá a la nube automáticamente.
Para instalar la app en un PC con Windows puedes ir a la página web de SkyDrive y pulsar en el botón "Descargar la app de escritorio"
Una vez instalada podrás anclarla en el menú inicio o en la barra de tareas, como cualquier otra aplicación de escritorio de Windows.
Al arrancar SkyDrive verás la carpeta de SkyDrive como una carpeta más en el Explorador de archivos. Puedes copiar, mover, borrar y renombrar archivos normalmente. Lo mejor es que todos los cambios se sincronizarán de forma automática cuando haya conexión con Internet.
Si utilizas Windows 8, la versión de escritorio de SkyDrive ya viene instalada de serie.
SkyDrive no es el único servicio existente de estas características, hay otros muy similares como GoogleDrive (que apareció antes) y otros que sólo ofrecen características de disco duro virtual como DropBox. SkyDrive no sólo se puede ejecutar en un ordenador personal, también tiene versiones adaptadas a los dispositivos móviles y tablets. Además funciona tanto en Windows como en Android y Apple. Compartir: Correo electrónico
Una tarea muy común suele ser la de compartir el documento a través de internet. Word 2013 facilita esta tarea.
Accede al menú Archivo > Compartir. Y veremos estas cuatro posibilidades que vamos a ir viendo una por una.
Además, si el documento que queremos compartir ya está guardado en SkyDrive al pulsar en Archivo > Compartir aparecen dos opciones más: Obtener un vínculo de uso compartido y Compartir en redes sociales, que veremos al final.
Empezaremos por Correo electrónico.
Al hacer clic en Correo electrónico aparecen las siguientes posibilidades:
Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo electrónico con una copia simple del contenido actual del documento. El inconveniente de este sistema es que si el receptor del mensaje no dispone del programa Word, ni de ningún lector de este tipo de archivos, no podrá leerlo. Aunque lo habitual es que todo el mundo disponga de un paquete ofimático capaz de interpretarlo.Enviar un vínculo, que lo que envía no es una copia, sino un enlace a través del correo electrónico. Sería ideal por ejemplo para permitir a un corrector acceder a un documento y modificarlo sin acabar generando varias versiones del mismo. Para poder usar esta opción debemos guardar previamente el documento en una ubicación compartida, por ejemplo, SkyDrive.Enviar como PDF, es una opción similar a la primera, se trata de enviar adjunta la información, solo que en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato más común para enviar información que no deseamos que se manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es que el receptor no necesitará tener Office para poder leer el documento. El lector de PDF es gratuito.Enviar como XPS tiene las mismas características que el envío de un PDF, pero no es estándar, ya que es un formato propio de Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no sean Windows pueden tener más dificultades en leerlos. Es recomendable enviarlo como PDF.Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que tengamos contratado un servicio de fax online, o dispongamos de programa emulador de fax, enviar el documento de esta forma.
Simplemente deberemos elegir la que más nos convenga y hacer clic sobre su correspondiente botón.
Ten en cuenta que lo que hace Word para enviar los documentos es gestionar el envío ordenando al programa gestor de correo electrónico lo que debe hacer. Es decir, que será necesario tener una cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro gestor.
Compartir: Presentar en línea
Desde Archivo > Compartir podemos elegir la opción Presentar en línea.
En la parte derecha de la pantalla veremos la siguiente información descriptiva sobre lo que es una presentación en línea.
Básicamente, una presentación el línea consiste en enviar un vínculo para que los usuarios a los que se lo enviemos puedan abrirlo en un navegador web y seguir la presentación del documento durante el tiempo que dure esta. Durante la presentación los espectadores pueden enviar notas al propietario. También pueden dejar que sea el propietario el que vaya desplazando el documento para que todos tengan la misma visión en cada instante.
El propietario puede permitir a los espectadores remotos descargar el documento, marcando la casilla correspondiente.
Cuando el propietario del documento decida acabar con la presentación pulsará un botón Finalizar y el documento desaparecerá de los navegadores de los espectadores.
Aunque se llama presentación, y está especialmente pensada para presentaciones de PowerPoint, también puede hacerse para un documento de Word.
Compartir: Invitar a personas
Desde Archivo > Compartir podemos elegir la opción Invitar a personas.
Al invitar pueden ocurrir una de estas dos cosas:
1. No tenemos guardado el documento en SkyDrive.
2. Ya habíamos guardado el documento en SkyDrive.
Veamos el primer caso.
1. En caso de que no hayamos guardado el documento en SkyDrive nos aparecerá la siguiente información.
Como vemos, para invitar, antes debemos guardar el documento en SkyDrive como ya hemos visto en otro punto.
2. Ya tenemos el documento guardado en SkyDrive.
En este caso nos aparecerá la siguiente pantalla:
Debemos escribir el nombre o la dirección electrónica de las personas a las que queremos invitar. Al lado debemos dejar seleccionado Puede modificar o Puede ver según el permiso que queramos otorgar al invitado.
A continuación hay espacio para escribir un mensaje opcional al invitado.
Podemos Solicitar que el usuario inicie sesión para poder obtener acceso al documento.
Al pulsar el botón Compartir se dará acceso al documento y se enviará un correo al invitado para avisarle.
Compartir: Publicar en blog
Desde Archivo > Compartir podemos elegir la opción Publicar en blog.
En la parte derecha de la pantalla veremos la siguiente información descriptiva sobre lo que es una publicar en un blog.
Como sabemos un blog es un sistema de publicación de artículos en la web estructurado por fechas. Si estamos dados de alta en uno de los blogs compatibles ( WordPress, Blogger, ...) podremos publicar nuestro documento de Word como un artículo más de ese día de forma prácticamente automática.
Una vez pulsado el botón Publicar en blog nos aparecerá una pantalla para asociar nuestra cuenta de Microsoft con la cuenta del blog. Deberemos indicar el blog y entraremos en un asistente que nos guiará en el proceso de publicación. Es necesario conocer el usuario y contraseña del blog.
Compartir vínculos y redes sociales
Si el documento que queremos compartir ya está guardado en SkyDrive al pulsar en Archivo > Compartir aparecen dos opciones más: Obtener un vínculo de uso compartido y Compartir en redes sociales.
Con esta opción podemos obtener un vínculo para colocarlo en una página web y que cualquier persona que acceda a esa página pueda ver el documento de Word. De esta forma podemos compartir el documento con un gran número de personas sin necesidad de conocer su correo electrónico.
Podemos elegir entre crear un vínculo de visualización que sólo permite leer, o un vínculo de edición que permite modificar el documento.
Una vez creado en vínculo podemos deshabilitarlo en cualquier momento pulsando el botón Vínculo de deshabilitación, como se ve en la siguiente imagen.
La última opción al pulsar en Archivo > Compartir es Compartir en redes sociales.
Al entrar en esta opción en la parte derecha de la pantalla nos aparecerá la información que puedes ver en la siguiente imagen. Nos indica que lo primero que hay que hacer es establecer una conexión entre nuestra cuenta de Microsoft y la cuenta de la red social.
Podemos conectar nuestra cuenta de Microsoft con distintas redes sociales (Facebook, Twitter, ...) y dar acceso al documento a usuarios de dichas redes.
En la siguiente imagen puedes ver las redes disponibles y lo que se puede compartir.
El proceso para conectar cada una de estas redes sociales es distinto pero en todos los casos hay que conocer el usuario y la contraseña de la red social, es decir, debemos ser los propietarios de la cuenta. No se puede conectar con la cuenta de un amigo.
Guardar en SharePoint
Microsoft SharePoint, es una aplicación de las incluidas en el paquete Office 2013. Permite crear un entorno común mediante el cual compartir documentos, contactos, calendarios, etc. entre los diferentes miembros de una misma organización.
Por ello, en Word 2013, si disponemos de SharePoint, en el menú Archivo > Compartir podremos guardar el documento en SharePoint. Así guardaremos el documento en una biblioteca de recursos de la empresa, con las ventajas que ello supone:
- Centralización de recursos. Varias personas pueden trabajar simultáneamente sobre un documento.
- Más material disponible, y siempre actualizado, para los trabajadores. Pudiendo solicitar que se les envíen notificaciones cuando se realizan cambios sobre un determinado archivo.
SharePoint es especialmente recomendable en corporaciones que tienen delegaciones en distintos puntos geográficos, porque les permite trabajar contra un servidor común.
